Tematy

Z PRINCE2 Polskie
Skocz do: nawigacja, szukaj

Niniejszy artykuł jest również dostępny w językach Angielskim, Hiszpańskim, Portugalskim, Francuskim, Holenderski, Włoski, Rosyjski.

Metodyka PRINCE2 mówi, że Tematy są tymi elementami projektu, które musza być ciągle w centrum uwagi przez cały czas jego trwania. Lepiej to można wyjaśnić mówiąc, że Tematy to obszary wiedzy udostępniające informację na temat („jak się do tego zabrać”) konkretnych obszarów związanych z zarządzaniem projektem takich jak Uzasadnienie Biznesowe, Planowanie, Jakość itd. Rozważ przez chwilę następujące pytanie. Pytanie: Jakie działania podejmiesz na starcie projektu w celu jego zdefiniowania, przygotowania oraz monitorowania i sterowania w jego całym cyklu życia?

Odpowiedź: Odpowiedzią na to pytanie będą Tematy a konkretnie:

  • Potrzebujemy Uzasadnienia Biznesowego w celu określenia powodów, dla których podejmujemy projekt i sprawdzania czy ten powód jest ciągle aktualny. Zagadnienia te opisuje Temat Uzasadnienie Biznesowe.
  • Musimy wiedzieć, kto jest kto, co każda osoba robi i jaki jest jej zakres odpowiedzialności. Zagadnienia te opisuje Temat Organizacja.
  • Musimy przygotować Opisy Produktów i Plan Projektu, aby umożliwić monitorowanie projektu. Zagadnienia te opisuje Temat Plany.
  • Musimy monitorować czy zaplanowane produkty spełniają wymagania użytkowników i będą wykorzystywane zgodnie z oczekiwaniami. Zagadnienia te opisuje Temat Jakość.
  • Musimy także oceniać i zarządzać ryzykiem. Zagadnienia te opisuje Temat Ryzyko.

Pamiętaj, że Tematy to działania, jakie podejmujesz na starcie projektu w celu jego zdefiniowania, przygotowania oraz monitorowania i sterowania w jego całym cyklu życia. Możemy też dodać, że Tematy udostępniają nam wskazówek, jakie działania powinny być podejmowane w trakcie projektu.

Tematy powinny być dopasowane do projektu, z którym masz do czynienia. Będzie to zależało od projektu i środowiska, w którym jest realizowany. Dla przykładu, jeżeli budujesz moduł księżycowy to masz tylko jedną szansę, aby zrobić to dobrze i w konsekwencji tematy Jakość i Ryzyko będą wykorzystywane bardzo szczegółowo.

Temat Uzasadnienie Biznesowe

Uzasadnieni e Biznesowe odpowiada na pytania:

  • Dlaczego podejmujemy ten projekt?
  • Jakie są powody biznesowe?
  • Jakie są korzyści dla organizacji?

Temat Uzasadnienie Biznesowe opisuje, jak Uzasadnienie Biznesowe jest przygotowywane tak, aby na starcie i w trakcie projektu można było ocenić czy jest ono cały czas satysfakcjonujące. Za przygotowanie Uzasadnienia Biznesowego odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego, co nie wyklucza, że jest ono pisane przez inne osoby lub z pomocą innych osób. Dla przykładu, Przewodniczący Komitetu Sterującego może zaangażować kogoś z działu finansowego w celu udostępnianie informacji związanych z finansami.

Pewne informacje dotyczące Uzasadnienia Biznesowego mogą się pojawić już w Zleceniu Przygotowania Projektu i są one wykorzystywane w do stworzenia na starcie projektu zarysu Uzasadnienia Biznesowego będącego częścią Założeń Projektu. W kolejnych krokach zarys ten służy do przygotowania samodzielnego dokumentu Uzasadnienie Biznesowe, który staje się jednym z elementów DIP(Dokumentacji Inicjowania Projektu).

Temat Organizacja

Temat Organizacja odpowiada na pytania:

  • Kto jest kim w projekcie?
  • Kto sponsoruje projekt?
  • Kto odpowiada za Uzasadnienie Biznesowe?
  • Kto reprezentuje Użytkowników i Dostawców?
  • Jakie są dokładnie role i odpowiedzialności?
  • Kto jest Kierownikiem Projektu?

Dobry sposobem na zapamiętanie jest zadanie sobie następującego pytania: Jakie są reguły zaangażowania?

Temat Organizacja zawiera informacje dotyczące struktury zespołu zarządzającego projektem i odpowiedzialności decyzyjnej jego członków. Metodyka PRINCE2 bazuje na środowisku Klient/Dostawca. Jedną ze stron jest Klient, który specyfikuje wyniki projektu (wie, czego chce - przyp.. tłum.)i prawdopodobną wielkość zapłaty (i za to zapłaci – przyp. tłum.). Druga strona, to Dostawca zapewniający zasoby, wykonujący pracę i dostarczający wyniki.

Metodyka PRINCE2 stwierdza, że efektywny zespól projektowy ma następujące cechy:

  • Reprezentuje trzy grupy interesu: Biznes, Użytkowników i Dostawców.
  • Ma zdefiniowane role i odpowiedzialności konieczne do zarządzania strategicznego i operacyjnego oraz do realizacji projektu.
  • Posługuje się efektywną strategią zarządzania komunikacją do i od interesariuszy.

Temat Jakość

Temat Jakość odpowiada na pytania:

  • Jaki jest akceptowalny poziomie jakości, na którym powinien się znaleźć produkt na zakończenia projektu, aby możliwa była jego poprawna eksploatacja, albo innymi słowy produkt był zgodny z przeznaczeniem?
  • Co w trakcie projektu możemy zrobić w celu sprawdzenia jakości i upewniania się, że projekt zapewnia jej wymagany poziom?

Temat Jakość pomaga we właściwy sposób podejść do określenia wymagań jakościowych. Podejście metodyki PRINCE2 do jakości polega na skupieniu uwagi na produktach tak wcześnie jak tylko to możliwe, poprzez pytanie o jakość każdego produktu wytwarzanego w projekcie i udokumentowanie tego w dokumencie Opis Produktu.

Dokument Strategia Zarządzania Jakością określa na czym będzie polegało zarządzanie jakością w projekcie, np. jakie standardy będą miały zastosowanie i jak będą wyglądały różne odpowiedzialności za utrzymywanie odpowiednich poziomów jakości w projekcie.

Temat Plany

Temat Plany odpowiada na pytania:

  • Jak podejść do wytworzenia produktów projektu?
  • Jaki kroki w planowaniu należy wykonać?
  • Jak przeprowadzić planowanie oparte na produktach?
  • Jaki należy utrzymywać jakość?
  • Jaki będzie koszt?
  • Jaki będzie wymagany poziom szczegółowości na każdym poziomie planów?
  • Kto z organizacji jest zaangażowany i z jakim poziomem odpowiedzialności?
  • Kiedy określone rzeczy zostaną zrobione?
  • Kto powinien otrzymać kopię planu?

Plan w metodyce PRINCE2 to nie harmonogram (np. wykres Gantt’a). Plan jest znacznie bardziej złożony. Jest to dokument opisujący jak, kiedy i przez kogo konkretny cel lub zestaw celów ma być osiągnięty. Na cele składają się produkty projektu, terminy, koszty, jakość i korzyści. W istocie plan zawiera rozbudowane opisy wyjaśniające, co się będzie działo.

Plan Projekty jest uaktualniany na koniec każdego etapu zarządczego w celu pokazania, co zostało zrobione, jakie produkty zostały dostarczone i jaki jest plan na następne etapy. Plan Projektu (uaktualniony – przyp. tłum.)pokazuje aktualny status projektu, który można porównać z bazowym Planem Projektu w celu wykazania, jak efektywnie realizowany jest projekt w odniesieniu do planu oryginalnego (bazowego).

W dalszych rozdziałach podręcznika zapoznasz się z poziomami planów:

  • Plan Projektu, który jest planem wysokopoziomowym, używanym głównie przez Komitet Sterujący.
  • Plan Etapu, który pełni rolę planu operacyjnego dla Kierownika Projektu.
  • Plan Zespołu używany przez Kierowników Zespołów.

Temat Ryzyko

Każdy projekt jest unikatowy, bo zawsze zawiera element nowości. Z każdym projektem zawsze jest stowarzyszony pewien poziom ryzyka.

Temat Ryzyko odpowiada na następujące pytania:

  • Co to jest ryzyko?
  • Co się stanie gdy ryzyko się zmaterializuje?
  • Jak ryzyko może być identyfikowane, analizowane i dokumentowane?
  • Jak można redukować prawdopodobieństwo ryzyka?
  • Jak w projekcie ryzyko może być monitorowane i zarządzane?

Ryzyko to niepewne zdarzenie lub grupa zdarzeń, które jeśli by zaszły to będą miały pozytywny lub negatywny wpływ na projekt. Termin Zagrożenie jest stosowany do opisu ryzyka, które może mieć negatywny wpływ na cele projektu. Termin Szansa jest stosowany do opisu ryzyka, które może mieć pozytywny wpływ na cele projektu.

Ryzyko należy raczej postrzegać jako coś co ma wpływ na cele projektu, a nie projekt sam w sobie. Innymi słowy ryzyko może wpływać na to, co chcemy w projekcie osiągnąć. Zarządzanie Ryzykiem odnosi się do procedury identyfikacji i oceny ryzyka. Co więcej obejmuje ono również planowanie reakcji na ryzyko. Strategia Zarządzania Ryzykiem opisuje również konkretne techniki stosowane w zarządzaniu ryzykiem.

Temat Zmiana

We wszystkich projektach pojawiają się zagadnienia, a w większości projektów pojawią się żądania zmian np. w formie nowych wymagań. Temat Zmiana dotyczy pytania: „Jaki będzie skutek tego zagadnienia?”

Z tego też względu temat opisuje jak w projekcie ocenia się zagadnienia i żądania, jak należy wobec nich postępować i jak nimi zarządzać. Wszystkie zagadnienia i zmiany mogą mieć bezpośredni wpływ na oryginalny Plan Projektu. Każda proponowana zmiana musi być poprawnie obsłużona. Wszystkie projekty powinny mieć dobrze określone podejście do zarządzania zagadnieniami i zmianą, począwszy od identyfikacji poprzez ocenę, aż po zasady sterowania zagadnieniami.

Kontrola zagadnień i zmian ma miejsce w całym cyklu życia projektu. Pamiętaj celem nie jest zapobieganie zmianom, ale uzyskanie zgody i zatwierdzenie zmian, zanim zostaną przeprowadzone. Temat Zmiana obejmuje swoim zakresem również Zarządzanie Konfiguracją. Każdy projekt powinien mieć system Zarządzania Konfiguracją pozwalający śledzić produkty, zagadnienia i zmiany. Dokument Strategia Zarządzania Konfiguracją opisuje jak będziemy w projekcie postępowali z zagadnieniami i zmianami. W dokumencie znajdziesz odpowiedź na następujące pytania:

  • Jak produkty powinny być planowane, identyfikowane, kontrolowane i weryfikowane?
  • Jak powinny być obsługiwane zagadnienia i żądania zmian?
  • Jakie narzędzia będą stosowane (np. SharePoint, Niku, Clarity, Dysk współdzielony)?
  • Jakie dane dotyczące każdego produktu będą przechowywane (Opis Produktu, Zapis Obiektu Konfiguracji itp.)?

Temat Postępy

Projekt w swoim cyklu życia musi być monitorowany. Muszą być przygotowywane Raporty Okresowe i Raporty Końcowe Etapu pokazujące, jak przedstawiają się postępy projektu w stosunku do uzgodnionego planu. Należy dokonywać sprawdzeń, czy proces eskalacji działa poprawnie. Zachodzi konieczność ciągłej ewaluacji przez cały czas trwania projektu, czy projekt powinien być kontynuowany, czy też nie.

Z tego też powodu niniejszy Temat odnosi się do następujących zagadnień:

  • Jak projekt będzie kontrolowany (sterowany)?
  • Kiedy będą przygotowywane raporty?
  • Gdzie obecnie jesteśmy w porównaniu do planu?
  • Czy projekt jest dalej uzasadniony?

Przeznaczenie Tematu Postępy może być wyjaśnione trzema stwierdzeniami:

  • Ustanowienie sposobu monitorowania postępów i porównywania ich z planami.
  • Udostępnianie prognoz w odniesieniu do osiągalności celów projektu i jego zasadności.
  • Umożliwienie kontroli nieakceptowanych odchyleń.

Innymi słowy Postępy dotyczą sprawdzania, jak rozwija się projekt w porównaniu do planu, sprawdzania opłacalności projektu i kontroli odchyleń. Kontrola dotyczy podejmowania decyzji i stanowi oś zarządzania projektem tak, iż projekt pozostaje opłacalny, zgodny z zatwierdzonym Uzasadnieniem Biznesowym.

Odnośniki